Som profesjonelt styremedlem, hvor tiden er knapp og struktur er essensielt, kan du effektivisere arbeidet med en styreportal – og du får absolutt best utbytte ved å bruke samme portal for alle styrevervene dine.
Kundehistorie
Marlene Haugaard | profesjonelt styremedlem
«En styreportal som gir enhetlighet og felles struktur i styrearbeidet.»
Marlene Haugaard er profesjonelt styremedlem og jobber i syv styrer.
Det brukes en styreportal i de fleste styrer der Marlene Haugaard jobber – først og fremst BetterBoards styreportal – noe som strukturerer arbeidet hennes på tvers av de ulike styrene.
«Det gir god mening å ha mesteparten av styrearbeidet på samme portal, sier Marlene Haugaard, og fortsetter: «For meg er det lettere å bruke samme portal, så langt det er mulig – gjenkjenneligheten kombinert med en enhetlig struktur forenkler arbeidet.»
For Marlene Haugaard er også tryggheten som en styreportal gir, viktig, spesielt når det gjelder e-post eller Dropbox.
«Enhetlighet og felles struktur i styrearbeidet»
Selv om styrearbeidet i seg selv ikke blir enklere eller bedre ved bruk av en styreportal, blir det enklere å forberede seg på neste styremøte når man har alt materialet fra selskapet samlet på ett sted. Det handler først og fremst om at alt materiale til det aktuelle møtet skal være lett tilgjengelig, noe som er nyttig dersom man skal gå gjennom tidligere dokumenter eller referater. «Akkurat der er portalen til stor hjelp», sier Marlene Haugaard.
«Det som skaper mest verdi for meg, er at jeg har alt samlet på ett instrumentbord. Å kunne finne alt materialet om virksomheten på ett sted gjør det enklere å forberede seg. Jeg kan bruke tiden min mer effektivt med en styreportal», sier Marlene Haugaard.
Bruk av portalen
Ifølge Marlene Haugaard er det imidlertid flere sider ved portalen som gjør selve styrearbeidet enklere.
For det første er det mulig å se hvor langt man har kommet i forberedelsen av neste møte. Du kan se tydelig hvor mye du trenger å lese, og det er en stor fordel.
I tillegg bruker Marlene også agendaen, hvor man finner de relevante dokumentene for hvert enkelt punkt. Dermed slipper man å sitte og rote rundt i permer.
Referatfunksjonen, som gir mulighet til å skrive referatet direkte i portalen under selve styremøtet, er også nyttig. Og det at man i etterkant kan sende det direkte til hele styret for underskrift med e-signaturfunksjonen gjør at styrearbeidet enda mer effektivt.
Til slutt vil Marlene fremheve hvordan styreportalen gjør det enkelt å lage en oversiktlig mappestruktur. Man har et sted for generelle dokumenter i en felles mappe, hvor forretningsorden, vedtekter, årsmeldinger, budsjetter og andre grunnelementer for akkurat dette styret er samlet. Dette sparer tid og skaper en uunnværlig oversikt, særlig ved arbeid i flere styrer.
Hva skaper verdi med styreportalen?
Det kan være veldig subjektivt hvordan styreportalen skaper verdi. Men sikkerheten som en styreportal tilbyr, kan i siste ende være svært verdifull hvis noe går galt, da dokumentene er samlet på ett sted og blir oppbevart på en forsvarlig og sikker måte.
«Det skaper verdi for meg som person fordi jeg får en enhetlighet i styrearbeidet mitt, noe som gjør det lettere for meg når jeg skal forberede meg. Personlig blir jeg mye mer effektiv når jeg bruker en portal, noe jeg egentlig tror bør gjelde for alle som bruker styreportalen – en effektivitet som til syvende og sist vil løfte hele styret», sier Marlene.
Som profesjonelt styremedlem er tid en knapp ressurs, og derfor gir det god mening å effektivisere arbeidet med en styreportal.
Selv om Marlene Haugaard vet at hun har tilgang til både telefonstøtte og veiledninger, har det aldri vært nødvendig å benytte seg av dem. Hun foretrekker å prøve å finne løsningen selv, noe som også taler for at portalen er veldig intuitiv å bruke – en fordel for mange.
