Hvordan opprettholder man sikkerhet og struktur når man behandler søknader om fondsmidler og samtidig fungerer som administrator for flere ulike styrer i en virksomhet? Anne Christine fant løsningen i BetterBoards styreportal.
Kundehistorie
Anne Christine | Sekretær ved Christian Nielsens Fond
«Fra utskrift av alt materiale fire ganger i året til en digital styreportal»
Anne Christine, som har en Ph.D. i molekylær mikrobiologi, ønsket endring. Da stillingen som sekretær i Christian Nielsens Fond vekket interessen, søkte hun på jobben, og har nå vært ansatt siden desember 2019.
Det viste seg at bakgrunnen hennes i overføring av informasjon i biologiske systemer ikke var så langt fra overføring av informasjon i IT-systemer og hvordan man kan forbedre denne prosessen. Dette var en av de store utfordringene da Anne Christine begynte som sekretær i Christians Nielsens Fond, som hvert år mottar mange søknader om investeringer eller støtte.
Investeringer i oppstartsbedrifter
Anne Christine er bindeleddet mellom styret og søkerne, og lager en «one-pager» til styret, som tar avgjørelser basert på materialet hun utarbeider.
En av Anne Christines første oppgaver var å finne en løsning på alt materialet som styret trenger før et styremøte. I stedet for å skrive ut store bunker med papir til hvert styremedlem og sende minnepinner i posten, bestemte Anne Christine seg for å finne en sikrere, enklere og mer miljøvennlig løsning for lagring og deling av fortrolig materiale.
«Det tok meg ikke lang tid å finne ut at det måtte bli BetterBoards styreportal», sier Anne Christine og fortsetter. «Det ligger i DNA-et mitt å undersøke ting grundig. Derfor kikket jeg på BetterBoards referanseliste og ringte rundt til noen av kundene deres for å høre deres erfaringer. Alle var enige om at de var fornøyde med både bruken av portalen og samarbeidet med hele teamet bak.»
For Anne Christine var ikke spørsmålet om de skulle ha en portal, men heller hvilken leverandør de skulle velge. Etter første møte fikk hun raskt en fornemmelse av det flere av kundene hadde sagt – nemlig troverdighet – og samtidig opplevde hun hvor brukervennlig og intuitiv styreportalen var.
En stor fordel har vært muligheten til å lage samme struktur i portalen som den tidligere mappestrukturen på datamaskinen.
«Når man alltid har brukt det samme systemet og den samme tilnærmingen til informasjonslagring, skal det mye til for å endre det. Derfor var det en stor fordel å kunne lage samme mappestruktur i styreportalen, og deretter laste opp alle mappene direkte. Selvsagt var det mye å ta innover seg da jeg skulle begynne med alt på en gang. Men vi lyktes med litt hjelp fra kundestøtten – og nå er det enkelt», sier Anne Christine.
Enklere forberedelse til styremøter
Når vi spør Anne Christine hva portalen har betydd for hverdagen hennes, er svaret klart: «Forberedelsene til styremøtene er blitt mye enklere.» Anne Christine fortsetter: «Nå har jeg muligheten til å gjøre klart alt til neste styremøte på forhånd direkte i portalen. En del av styremøtene våre handler om å ta stilling til søknader som kommer inn – og de kommer alltid like opp mot en frist. Derfor sparer jeg tid når jeg kan bruke funksjonene i portalen i forberedelsene.»
En av de store fordelene for Anne Christine er hvor brukervennlig portalen er. De ulike funksjonene, som er designet spesifikt for styrearbeid, gjør hele prosessen enklere. Når vi spør hvilke funksjoner, er det blant annet muligheten til å søke globalt i alle saker og muligheten til å dra dokumenter og e-poster direkte inn i portalen, samt at den faste agendamalen alltid ligger inne i portalen .
Det Anne Christine er mest begeistret for, er at man kan sende dokumenter direkte til underskrift på mobiltelefon. Der hun tidligere kjørte ut til hvert enkelt styremedlem for å få underskriften deres, kan hun nå sende dokumentene direkte via portalen.
Hvilke verdier har det skapt for deg og virksomheten?
Som utgangspunkt var det ikke helt synlig hvilken verdi det hadde for Christian Nielsen Fonden eller for Anne Christines arbeid. Men det har definitivt forenklet hverdagen for både henne og styret. I tillegg er sikkerheten ved oppbevaring av fortrolige dokumenter også en vesentlig faktor – så ved nærmere ettertanke har det frigjort mye tid, og dermed også verdi.
«I motsetning til tidligere, hvor det bare var jeg som hadde tilgang til alle tidligere dokumenter, har nå hele styret tilgang til alle tidligere dokumenter.»
«Det har definitivt gjort det sikrere å jobbe med konfidensielle dokumenter, som nå blir håndtert sikkert og kryptert. I tillegg kan alle få tilgang til alle dokumenter, og mulighet for underskrift, som vi faktisk også bruker til ulike fullmakter utenom styrearbeidet», forteller Anne Christine. «I tillegg er vi glade for at vi også har blitt mer miljøvennlige, siden vi ikke lenger trykker alt materialet lenger.»
Hele styret er godt fornøyd – og når man jobber med mennesker på ulike tekniske nivåer, er det en stor hjelp at kundestøtten står klar til å hjelpe. «Vi er fornøyde med støtten – og at den er der når vi trenger den.»
Hvorfor falt valget på BetterBoards styreportal?
«Det var viktig for oss å føle at det var god kjemi, og at der var et ønske om å imøtekomme våre behov og tilpasse noen funksjoner vi trengte. Vi er en virksomhet som drives av gamle verdier, hvor tillit og troverdighet er en viktig del av DNA-et vårt – og etter første møte med BetterBoard merket vi at vi ville få det de lovde, og at virksomheten deres er bygget på noen av de samme verdiene som vår. – Vi stolte på dem.», avslutter Anne Christine.
Jeg vil definitivt anbefale det til andre. Hele måten vi har opplevd påmønstringen, etterfølgende støtte og alle funksjonene i portalen på gjør arbeidet mitt i hverdagen enklere, og samtidig er det en stor fordel for Christian Nielsens Fond at styret har tilgang til alt, inkludert muligheten til å signere dokumentene.
