FAQ – Stiftelsesløsning

Ofte stilte spørsmål

Hvis du er en del av en stiftelse, enten som styremedlem eller i administrasjonen, har du sikkert fokus på å gjøre søknadsprosessen så smidig som mulig.

Dette gir ofte spørsmål om hvordan BetterBoards stiftelsesløsning fungerer. Her finner du svar på noen av de mest vanlige spørsmålene om vår digitale løsning. Du kan lese mer om oppstart, funksjoner, sikkerhet, pris, drift, support og hvordan løsningen kan støtte arbeidet i deres stiftelse. Vår løsning hjelper dere gjennom hele prosessen – fra søknaden kommer inn og vurderes, til den blir godkjent eller avslått.

Forhåpentligvis gir denne FAQ deg svar på noen – eller kanskje alle – av spørsmålene dine. Hvis du ønsker mer utfyllende informasjon, bruk kontaktskjemaet nederst på siden, så tar vi kontakt med deg så snart som mulig.

Oppstart

  • Hva er en stiftelsesløsning fra BetterBoard?
    BetterBoards stiftelsesløsning er en digital plattform som samler søknader, administrasjonen av dem og styrearbeidet i stiftelsen deres – alt i ett system. Løsningen gjør det enkelt å håndtere søknader, vurderinger og utdelinger – sikkert, effektivt og oversiktlig.
  • Krever løsningen installasjon?
    Nei, stiftelsesløsningen er 100 % skybasert. Den krever ingen installasjon og fungerer på PC, nettbrett og mobil. Så lenge du har internettilgang, har du alltid tilgang til løsningen.
  • Er det en lang prosess å opprette en stiftelsesløsning?
    Prosessen er både rask og enkel. Vi trenger noen opplysninger – om eierskap, administratorer og den informasjonen dere ønsker at søkere skal levere i søknaden. Når vi har det, er løsningen deres normalt klar innen én arbeidsuke.
  • Hva koster en digital stiftelsesløsning fra BetterBoard?
    Prisen avhenger primært av antall søknader og nivået på utdelingene. Vi tar utgangspunkt i stiftelsens aktivitetsnivå – slik at både små og store stiftelser kan dra nytte av en profesjonell, digital stiftelsesløsning.
  • Hvilken type stiftelse passer løsningen for?
    Løsningen er egnet for både allmennyttige og næringsdrivende stiftelser, uansett størrelse – fra familie-stiftelser til stiftelsesstyrte prosjekter og utdelinger.
  • Hvordan får vi tilgang til løsningen?
    BetterBoard setter opp stiftelsesløsningen for dere, inkludert skjemaer, e-poster m.m. For å gi dere tilgang trenger vi kun én eller flere administratorer som vi kan knytte løsningen til. Administratorene kan deretter opprette flere interne brukere og tildele riktig tilgangsnivå. Søkere registreres ikke manuelt – de legges til automatisk når søknader sendes inn.
  • Hvordan kommer vi i gang med stiftelsesløsningen?
    Kontakt oss for en uforpliktende prat om behovene i stiftelsen deres. Dere kan bli oppringt når det passer, få en prisvurdering eller booke et møte hvor vi gir en praktisk demonstrasjon.

Funksjoner

  • Hvilke funksjoner inneholder BetterBoards stiftelsesløsning?
    Den omfatter blant annet skreddersydde søknadsskjemaer, styring av søknadsperioder via lenker, sortering og intern kommunikasjon om søknader, e-signatur (inkludert MitID), legatarfortegnelse, styreportal og mye mer. Hele prosessen rundt stiftelsessøknader og hvordan de skal behandles i stiftelsen er bygget inn i løsningen.
  • Kan man styre søknadsflyten og flere utdelinger i samme portal?
    Ja. Man kan opprette ett søknadsskjema per formål eller prosjekt man ønsker å støtte. Hvert skjema genererer en lenke som kan plasseres på stiftelsens nettside. Lenker kan aktiveres og deaktiveres i takt med at søknadsrunder åpnes eller stenges, og innkomne søknader kan grupperes etter formål eller prosjekt.
  • Hvordan håndteres mottatte søknader i forhold til GDPR?
    Løsningen inneholder en GDPR-funksjon som automatisk sletter data når de ikke lenger skal oppbevares. Søknader som resulterer i avslag slettes raskt, mens godkjente søknader lagres over lengre tid.
  • Kan styret bruke samme løsning til møter og protokoller?
    Ja, BetterBoards stiftelsesløsning inkluderer en full styreportal, hvor styret kan håndtere møteinnkallinger, dagsordener, protokoller og e-signaturer. Søknader kan knyttes til dagsordenen på de møtene der de skal behandles.
  • Hvordan foregår søknadsprosessen og kommunikasjonen med søkere i løsningen?
    Søkere søker via et skreddersydd skjema som opprettes for et spesifikt formål, prosjekt eller legat. I praksis genererer BetterBoard en lenke til skjemaet, som kan plasseres på stiftelsens nettside. Dermed kan søkere sende inn søknader direkte. Når søknadene leveres, samles de automatisk i BetterBoards stiftelsesløsning, der de kan sorteres og knyttes til et bestemt møte. Styret kan deretter vurdere hvilke søknader som skal innvilges. Systemet håndterer samtidig kommunikasjonen med søkerne og sender automatisk e-poster, som bekreftelse på mottatt søknad og melding om avslag eller innvilgelse.
  • Har alle brukere de samme rettighetene?
    Hvis alle interne brukere er opprettet som administratorer, har de samme rettigheter og kan utføre de samme oppgavene. I praksis anbefaler vi likevel å bruke forskjellige tilgangsnivåer, avhengig av brukerens behov. For eksempel kan kun administratorer knytte en søknad til et styremøte, godkjenne eller avslå søknader, og fastsette endelig beløp. Vi anbefaler generelt å ha minst to administratorer i en stiftelse, slik at man alltid har en backup. Tilgangsnivåer tildeles og kan endres av administrator.

Sikkerhet

  • Hvordan lagres og sikres data i stiftelsesløsningen?
    All data lagres i en sikker og kryptert digital løsning med tofaktor-innlogging og 256-bits kryptering. Det betyr at administratoren, eller administratorene – det kan enkelt være flere enn én – har full kontroll over hvem som har tilgang til løsningen.
  • Får vi support og onboarding på stiftelsesløsningen?
    Selvfølgelig. Har dere spørsmål i det daglige, tilbyr vi norsk support via chat, e-post eller telefon. Tidlig i prosessen tilbyr vi onboarding for både styret og administrative medarbeidere i stiftelsen, vanligvis via Teams. Vi sørger for at alle involverte blir godt forberedt, slik at arbeidet i løsningen kan starte så raskt som mulig.
  • Når jeg kjøper en løsning hos BetterBoard, hvem sørger for at den fungerer?
    Vårt utviklingsteam i Kolding står for den tekniske delen av løsningen. De håndterer utvikling av nye funksjoner, feilretting og nødvendige sikkerhetsoppdateringer, som rulles ut daglig.

Kontakt oss

Trenger du hjelp?

Vårt supportteam står klare til å hjelpe deg med din stiftelsesløsning. Du kan kontakte oss på e-post, telefon eller chat i åpningstiden:
Man–tors: 08:00–16:00 · Fre: 08:00–15:30.

  • support@betterboard.dk
  • +45 53 54 53 21
  • Chat med oss