Les om hvordan Thomas Rask Jensen opplevde forbedret struktur, økt effektivitet og bedre sikkerhet på tvers av ulike styrer med BetterBoards styreportal.
Kundehistorie
Thomas Rask Jensen | Profesjonelt styremedlem
«Mulighetene i systemet passet perfekt til det vi trengte for effektiv og sikker dokumenthåndtering.»
Thomas Rask Jensen, profesjonelt styremedlem, bruker sin erfaring innen infrastruktursektoren til å forbedre ledelsen i ulike styrer, inkludert Troldhøj Holding. Thomas har lyktes med å integrere BetterBoard-styreportalen i styrearbeidet, med stor vekt på strukturert og effektivt styrearbeid. Dette har resultert i en betydelig bedre dokumenthåndtering og kommunikasjon i styret.
Behovet for en digital løsning
Før de tok i bruk BetterBoards styreportal, slet styret i Troldhøj Holding med å håndtere alle dokumentene og kommunikasjonen via e-post. Thomas forklarer: «Med 8 til 10 styreverv var det utfordrende å holde styr på alle møtereferatene, generalforsamlingene og andre dokumenter som sirkulerte blant medlemmene.»
«Det finnes ingen unnskyldninger for å gå glipp av viktige dokumenter eller tidsfrister. Systemet varsler oss, og alt er samlet på ett sted, noe som gir oss ro i sinnet», sier Thomas Rask Jensen.
Valget av BetterBoard
Thomas’ søken etter en løsning førte ham til BetterBoard, som han oppdaget gjennom nettverket sitt og personlige undersøkelser. Han forteller: «Jeg tok kontakt med Stefan fra BetterBoard, og følte at behovene våre ble forstått. Mulighetene i systemet passet perfekt til det vi trengte for effektiv og sikker dokumenthåndtering.»
Implementering og fordeler
Siden de implementerte BetterBoard for over et år siden, har styremedlemmene satt pris på den strukturerte og enkle måten å administrere møter og dokumenter på. Thomas sammenligner opplevelsen med en «nettbank», der alt er praktisk tilgjengelig hele tiden. Han understreker verdien av å ha et arkiv der alle dokumenter er lagret og lett tilgjengelig, noe som reduserer kaoset ved å finne filer via e-post.
Thomas fremhever flere viktige fordeler:
- Forbedret struktur: Portalen har gitt styret en struktur for alt styremateriell, noe som gjør det enklere å håndtere flere styrer.
- Økt effektivitet: Den digitale agendafunksjonen og muligheten til å laste opp dokumenter har strømlinjeformet arbeidsflyten vår.
- Sikkerhet: De sikre funksjonene i BetterBoards, inkludert digitale signaturer, har gjort det enkelt å oppfylle GDPR og andre forskrifter.
Brukeropplevelse
Thomas bemerker at brukervennligheten til BetterBoard har vært avgjørende, spesielt for styremedlemmer med ulike IT-ferdigheter. Han uttaler: «Selv mindre teknologikyndige medlemmer har tilpasset seg godt til plattformen og setter pris på det intuitive designet.»
Thomas ønsker de kontinuerlige forbedringene og nye funksjonene som BetterBoard tilbyr, velkommen. Han ser særlig frem til det forbedrede redigeringsprogrammet for møtereferater, som vil bidra til å effektivisere referatskrivingen.
Thomas understreker at en av hovedfordelene med BetterBoard er hvordan det bidrar til å holde styrearbeidet profesjonelt og effektivt. Han forklarer: «Det finnes ingen unnskyldninger for å gå glipp av viktige dokumenter eller tidsfrister. Systemet varsler oss, og alt er samlet på ett sted, noe som gir oss ro i sinnet».
