Spar tid når du skal booke møter
– Det er en stor fordel at folk kan booke en tid direkte fra hjemmesiden, og inn i kalenderen min, sier Stefan Schelde Hansen som er direktør og gründer av BetterBoard.
Intervju av Stefan Schelde Hansen til «Erhvervsliv Trekanten», intervjuer næringslivsjournalist Henrik Kruse fra «Erhvervsliv Trekanten» (onsdag 20. juli 2022).
Hva sier du til at vi møtes online onsdag? Ok, hva så med torsdag? Nåhhh, ok … jeg kommer tilbake med en ny tid.
Det kan ta tid å få tingene til å passe sammen når man skal booke et møte. Men det er hjelp å hente når du går online. Hos BetterBoard bruker de verktøyet Calendly til å booke salgsmøter. Kunden får en lenke hvor de kan se ledige tidspunkter til å booke et møte. Den potensielle kunden kan også gå på nettet og bestille en tid til gjennomgang av styreportalen.
Det sparer BetterBoard for en masse tid som de tidligere brukte på å skrive og ringe frem og tilbake. Her er det kunden selv som bestemmer når det passer inn, forteller Stefan Schelde Hansen som er direktør og gründer av BetterBoard.
Salgsmøter: Allerede før korona hadde Stefan Schelde Hansen fått øynene opp for Calendly som er et online-verktøy som gjør det enkelt å booke møter, og pandemien har betydd at antallet av onlinemøter er vokst eksplosivt.
Løsningen betyr at potensielle kunder selv kan bestemme når de er klar til et møte hvor de kan høre om BetterBoard som har utviklet en styreprogramvare som er en online plattform for alt styrets arbeid før, under og etter styremøtene.
– Det handler i høy grad om å gjøre det praktisk og enkelt for våre kunder – og også for oss selv, forteller direktøren.
– Det sparer en masse korrespondanse, og det er også folk som går direkte på hjemmesiden fordi de gjerne vil holde et møte. Det sparer også en masse tid på telefonen når du skal sette opp et møte. Noen ganger bruker jeg også Calendly i samarbeid med leverandører. Akkurat nå har jeg et samarbeid med en GDPR-konsulent, og hun booker meg også over Calendly, sier Stefan Schelde Hansen.
– Det sparer en masse korrespondanse, og det er også folk som går direkte på hjemmesiden fordi de gjerne vil holde et møte. Det sparer også en masse tid på telefonen når du skal sette opp et møte. Noen ganger bruker jeg også Calendly i samarbeid med leverandører. Akkurat nå har jeg et samarbeid med en GDPR-konsulent, og hun booker meg også over Calendly, sier Stefan Schelde Hansen.
Hva bruker dere verktøyet til?
– Det er først og fremst et salgsverktøy hvor folk kan booke oss i vår kalender når det passer dem best. Det kan være via en lenke jeg sender, eller så booker de direkte på hjemmesiden. Når jeg sender en lenke i en e-post, så skriver jeg at de kan booke en tid når det passer best.
– De klikker på lenken, og så åpner det seg en månedskalender, og så kan de se alle mine ledige tider. Så velger man selv dato og tidspunkt. Når de klikker på en tid, så kan de samtidig invitere flere gjester til møtet. Når alle har bekreftet, så oppretter systemet helt automatisk eksempelvis et Teams-møte med invitasjon og litt informasjon om møtet. Det går direkte til deres og min kalender. Så er alt klart. Men det kan også være via Zoom eller et annet system. Calendly kan håndtere det hele.
Hvilke fordeler gir det?
– Det handler i høy grad om å gjøre det praktisk og enkelt for våre kunder – og for oss selv. Det er en kjempe tidssparing ved å bruke systemet. Vi skal ikke bruke en masse tid på å maile frem og tilbake. «Kan du på tirsdag?» «Hva med onsdag?» «Nåååh nei, det kan ikke jeg». Plutselig har du sendt mange e-poster, og det tar tid. Her kan kunden se direkte i vår kalender fordi Calendly er koblet opp mot vår kalender.
– Det sparer en masse korrespondanse, og det er også folk som går direkte på hjemmesiden fordi de gjerne vil høre nærmere om styreprogramvaren, og hvilke funksjoner den inneholder. Det sparer også en masse tid på telefonen når du skal sette opp et møte. Noen ganger bruker jeg også Calendly i samarbeid med leverandører. Noe av det smarte er at jeg selv bestemmer hvilke «templates» jeg vil bruke. Utgangspunktet er en halv time, men det kan jeg gjøre om til en eller to timer.
– Det er en stor fordel at folk kan booke en tid direkte fra hjemmesiden og inn i min kalender. Jeg kan også sette inn en lenke som er koblet opp på et nytt produkt – så det er meget fleksibelt.
Hvordan kom dere i gang?
– Det var en av våre store underleverandører som brukte systemet. Vi var en potensiell kunde, og booket selv et møte via Calendly, og jeg synes straks at det så smart ut. Siden er systemet utviklet mye mer.
– Det er ikke tvil om at Calendly er vokst eksplosivt fordi det er kommet flere online-møter til. Det har korona satt i gang, og det rammer Calendly jo veldig godt. Vi brukte som nevnt systemet før korona, og det er bare blitt smartere etter hvert.
Kan du anbefale det til andre?
– Ja, absolutt. Det er aldri feil. Det virker bare, og folk synes det er utrolig enkelt, og vi kan jo høre det på våre kunder at de synes det er et interessant system – at det er smart.
– Systemet kan mange andre ting, men vi bruker det mest til kundemøter. Det er min opplevelse at det allerede er mange som har fått øynene opp for systemet, og det finnes jo også pendanter til Calendly.
Book tid til en online gjennomgang av styreportalen
Opplev verdien av en styreportal fra BetterBoard på bare 30 minutter. Book tid til en online gjennomgang av styreportalen via knappen under, og se hvordan vår styreprogramvare blant annet kan bidra til en enkel og sikker oppbevaring av dokumenter, å holde møter og mye mer:
