Intervju for Erhvervsliv Trekanten

BetterBoards reise for å digitalisere styrearbeid

Styrearbeidet er gått digitalt: Gir mer tid til å lage bedre forretning

Gründer, Stefan Schelde Hansen, er blitt intervjuet av mediet «Erhvervsliv Trekanten» om BetterBoards reise for å digitalisere styrearbeidet.

Intervju av Stefan Schelde Hansen. Intervjuer: Henrik Kruse fra Erhvervsliv Trekanten (onsdag 9. mars 2022).

Alt blir samlet på ett sted, og det er slutt med å rote rundt i en masse e-poster som fyker rundt på kryss og tvers i styret. BetterBoard «leverer» i dag mer enn 1.000 styreportaler, og kurven peker oppover.

«De riktige folkene i styret er det viktigste. Men hvorfor ikke gi dem noen bedre betingelser?»

BetterBoard har siden midten av 2017 tilbudt en nettbasert plattform for styrearbeidet hvor man samler alt på ett sted, og med minst 40.000 styrer i små og mellomstore bedrifter, er potensialet kjempestort, forteller grunnlegger Stefan Schelde Hansen.

– Dersom styret skal tilføre bedriften verdi, er det viktigste at det sitter de riktige folkene i styret. Men de kan ikke tilføre mer verdi, dersom det ikke er god nok struktur og orden i sysakene, sier

Stefan Schelde Hansen, som sammen med Per Lund står bak Kolding-bedriften BetterBoard som selv har utviklet løsningen fra bunden av.

– Alt materiale og dokumentasjon er samlet ett sted, og det er tilgjengelig for alle. Det gir raskere svar på stort og smått. Vi pleier å si at vi gir styret mer tid til det verdiskapende arbeidet, og på den måten kan de optimere forretningen. Vi gjør dem ikke bedre, men løsningen frigir tid til at de kan lage en bedre forretning, sier Stefan Schelde Hansen og fortsetter:

– Vi opplever en virkelig stor interesse fra et meget bredt spekter av bedrifter. Det er fortsatt et meget stort marked, og det er langt fra dekket. Selv om vi fortsatt vokser veldig godt, er vi bare akkurat begynt, sier Stefan Schelde Hansen.

Etterspurt struktur

Han fikk idéen til bedriften mens han var ansatt hos Scandinavian Executive Institute som tilbyr topplederutdanninger og styreutdanninger til primært direktører, eierledere og styremedlemmer.

Her var han blant annet koordinator på styreutdanningen, og hver gang han var av gårde med et utdanningsforløp i Frankrike, ble det foretatt en mini-undersøkelse av hva som var den største hindringen med henblikk på å være et verdiskapende styremedlem.

Digitalisering av styrearbeid startet som en idé ved INSEAD i Frankrike

Bilde av Europe Campus, Frankrike.

– Struktur ble alltid nevnt som en hindring for det verdiskapende styrearbeidet. Det var alltid med i topp fem, og jeg kunne høre at det var noe som gikk igjen fra år til år når vi var av gårde med deltakerne. Det var noe med: Denne e-posten har jeg da ikke sett? Er det sendt et oppdatert budsjett som vi skulle se på? Og selve dokumenthåndteringen var også en utfordring, sier Stefan Schelde Hansen.

– Spesielt også det med å skulle underskrive et referat som i langt de fleste tilfellene først skjedde på det nestkommende møtet, og hvor referatet ble sendt på rundtur. Det betød ofte at det «forsvant» 10-20 minutter av styremøtet på noe som enkelt kunne ha vært klart før møtet, forteller Stefan Schelde Hansen.

Ingen e-poster gjemmer seg bort

Selv kan han ikke kode og programmere, og han fikk kontakt til senior-programvareingeniør Per Lund som i dag er BetterBoards CTO og medeier. Portalen er skapt på bakgrunn av all den kunnskapen på «mangelen» av effektivt og strukturert styrearbeid som Stefan Schelde Hansen selv har erfart.

I tillegg har det vært styrebrukergrupper i Norden som har bidratt til en stor del av innputtet til hva portalen skal kunne, og ikke minst brukervennligheten. Det har blant annet resultert i noen av de mest anvendte funksjonene som digital møtebok, agenda- og referatfunksjon, e-signatur og interaktivt årshjul.

– Det er ikke en e-post som blir borte. Det er struktur på det hele. Vi samler alt møtemateriale ett sted. Styremedlemmer får beskjed når nytt materiale krever deres oppmerksomhet, og de kan se hvor lang tid det tar å lese materialet til neste styremøte, sier Stefan Schelde Hansen.

Styreportalen har hatt medvind

Den voksende interessen for å samle alt på ett sted skal også ses i lyset av den profesjonaliseringen av styrearbeidet som innenfor de seneste ti årene har funnet sted i relasjon til SMB-segmentet, er meldingen fra direktøren.

– Mange bedrifter har fått øynene opp for hvor mye verdi det skaper å ha et styre som matcher det bedriften har behov for, sier Stefan Schelde Hansen.

– Profesjonalisering handler mye om å etablere det rette laget. Det handler om å få de riktige kompetansene. Hva har vi behov for? Hvordan optimerer vi forretningen? Det er også fokus på diversitet. Det gir jo ikke mening å ha et styre hvor alle tenker likt, og har det samme tankesettet. Men så handler det også om å ha styr på det som foregår i styret – orden i sysakene, sier Stefan Schelde Hansen.

«Korona har vært dårlige greier, men det har helt sikkert hatt en positiv effekt på vår forretning. Vi kan tydelig merke at folk er blitt mer digitale siden vi gikk i luften i 2017.»

– Stefan Schelde Hansen, BetterBoard.

– Det har fra samfunnets side vært fokus på at det skulle være bedre styr på det formelle. Det gjelder i forhold til GDPR-regler, «kontrollpakken» og generell it-sikkerhet. Men det var som utgangspunkt ikke derfor vi skapte løsningen, men her er kravene jo blitt mye større, og det har kun vært en fordel for oss. Når du bruker vårt system, kan du sette hake ved de tingene, sier Stefan Schelde Hansen.

Portalen vokser

Det er fortsatt de som foretrekker å skrive ut alt. Dem er det også plass til i portalen hvor de laster ned møteboken.

Det kan være eieren eller grunnleggeren som foretrekker å ha et stykke papir. Men korona har gjort det enklere å selge en digital løsning.

– Korona har vært dårlige greier, men det har helt sikkert hatt en positiv effekt på vår forretning. Vi kan tydelig merke at folk er blitt mer digitale siden vi gikk i luften i 2017. I dag er det ikke et problem å lage et online-møte. Det kunne godt være et element i 2017. Her har korona bare gjort oss alle mer digitale, og det kan vi godt merke, sier Stefan Schelde Hansen.

– Alle vi snakker med sier at det er smart, og prismessig kan folk også være med. Men de skal til å jobbe på en ny måte, og det er den største utfordringen. Det er også noen som i enkelte styrer ikke bruker de digitale løsningene fullt ut, og så skriver man ut mer materiale. Men det er fremdeles en fordel totalt sett, sier Stefan Schelde Hansen, som samtidig kan fortelle litt om at portalen blir utvidet med et datarom som kan brukes i forbindelse med bedriftshandler og andre prosjekter som krever høy sikkerhet og fortrolighet. De første bedriftene har allerede benyttet seg av datarommet.

BetterBoard feirer 4-årsdag og fortsetter den enorme utviklingen

– Vi ser flere og flere bedriftshandler. Siste år økte antallet med over 70 prosent i Danmark. Det er helt vilt. Her kommer vår bedrift også inn, fordi vi tilbyr et datarom. Her kan du blant annet se alt da det er full dokument-tracing, avansert Q&A-funksjon og komplett eksport. Og alt er selvsagt kryptert og samtidig bygget inn i et meget intuitivt og brukervennlig miljø. Så vi legger hele tiden på, sier Stefan Schelde Hansen.