Sitter du som eier og leder – og har du et styre eller overveier du å få et?
Få gode råd til optimering og effektivisering av styrearbeidet, og opplev noen av fordelene ved å benytte en styreportal.
Filmen har til hensikt å bidra med kunnskap, og en bedre forståelse for styrets arbeidsflyt – samt viktigheten av å ha «orden i eget hus» i styret.
Vi er samtidig meget glade for «SMV Bestyrelsesguiden» har valgt å publisere vår film på hjemmesiden deres. SMV Bestyrelsesguiden er et tilbud til deg som mangler nøytral og objektiv kunnskap som du kan få glede av som eier og leder.
«Vi er stedet du går dersom du er direktør eller eier og leder i en SMB, og har spørsmål om styrearbeid, regnskap, juss eller andre strategiske overveielser rundt din bedrift.»
– SMV Bestyrelsesguiden
Hva er styrets største fiende når det gjelder dokumenthåndtering?
En av hovedårsakene til å ha en god og effektiv struktur, er den tidsbesparelsen det gir, og som i stedet kan brukes til verdiskapende styrearbeid. Styret kan sørge for å ha orden i eget hus på flere måter, og en av de største fiendene i forhold til struktur, effektivisering, sikkerhet og GDPR er e-post.
Noen av de utfordringene det er med e-post-løsningen i forhold til styrets arbeid er blant annet:
- Mange personer skal arkivere det samme materialet på hver deres datamaskin.
- Oppdatert materiale blir sendt ut uten mulighet for å slette det gamle.
- Risiko for at fasilitator sender e-poster til feil person med fortrolig materiale.
- Sannsynligheten for at e-post forsvinner er forholdsvis stor.
og det med å finne materiale før et møte som mange styremedlemmer bruker mye tid på.
Hvordan kan en styreportal hjelpe styret?
Med en portalløsning ligger alt materialet samlet et sted hvor alt er kryptert, og hvor medlemmene alltid bare ser de oppdaterte dokumentversjonene. I tillegg er det selvsagt også søkbart som det skal være i forhold til GDPR-forordningen.
Vi har laget en visualisering av forskjellene mellom e-post-løsningen og portalløsningen under:
E-post-løsning:
Portalløsning:
I tillegg til struktur og effektivisering er onboarding av nye styremedlemmer også mye enklere med en styreportal. Her kan de enkelt få tilgang på vedtekter, tidligere referater, forretningsorden, årsregnskaper osv.
Sikkerhet i og omkring styrearbeidet
I relasjon til sikkerheten, så er e-post faktisk ganske usikkert – med mindre man krypterer e-postene sine.
Med de forholdsvis nye reglene innen kryptering av personfølsomme og personfortrolige opplysninger for private bedrifter, er det blitt enda mer aktuelt å ha orden i eget hus.
Når man sender en e-post, svarer det til å sende et åpent postkort med posten. Alle kan i prinsippet lese med.
Ønsker deres styre å optimere styrets arbeidsflyt, og samtidig overholde de skjerpede GDPR-reglene og den nye kontrollpakken, så er styrets programvare som en styreportal absolutt et eminent verktøy hertil.
Prøv en styreportal i en måned, og opplev hvilken verdi den skaper for deres styre
Sitter du i et styre hvor det blir sendt ut materiale og dokumenter via e-post?
Prøv BetterBoards Styreprotal gratis i en måned, og opplev fordelene ved en portalløsning. Du kan også bestille et personlig nettbasert møte med en av våre kolleger. Her vil du få en personlig introduksjon til BetterBoard-portalen, og bli introdusert til de smarte funksjonalitetene og verktøyene via skjermdeling.
