Bedre struktur og forberedelse betyr mer effektive møter

God struktur er lig med effektive møder BetterBoard Bestyrelsesportalen

Bedre struktur og forberedelse betyr mer effektive møter

BetterBoard var den 29. oktober invitert til å holde et innlegg på Birn+Partners’ styreutdanning «Grunnleggende styreansvar» ved Erhvervsakademi Århus. Her skulle det blant annet snakkes om hvordan struktur og forberedelser er en viktig brikke i forhold til å skape mer effektive møter, og ikke minst hvilke «syndere» som er med på å skape ineffektive møter.

Birn+Partners er tilbydere av «Grunnleggende styreansvar», hvor man som eksisterende styremedlem eller potensielt styremedlem har muligheten for å lære enda mer om styrearbeid, og hvordan det fungerer i praksis. Etter de fire dagene med undervisning skal deltakerne til eksamen som skal teste dem i den nye kunnskapen og de konkrete verktøy som de har fått gjennom forløpet.

Styreutdanninger er nøkkelen til et profesjonelt styre

Langt fra alle styrer består av medlemmer med en styreutdanning, noe som til tider godt kan være en mangel i et styrelokale og til møtene. Styreutdanninger som Birn+Partners’ er med på å skape et mer profesjonelt styre hvor deltakerne får de fornødne ressursene og kunnskapen omkring styring og ledelse av styret – som er med på å skape mest mulig verdi for bedriften.

CEO og gründer Stefan Schelde Hansen fra BetterBoard Styreportalen kom med sine innputt på dagens modul, hvor han blant annet ga gode råd og forklarte viktigheten av en god struktur og forberedelse. Her var det også mulighet til å vise frem BetterBoard-portalen, og fortelle hvordan man kan benytte en styreportal som et supplerende verktøy i forhold til optimering av styrearbeidet.

Bedre forberedelse til møtene skaper bedre resultater

Forberedelsene har en avgjørende effekt på møtets gang, og ikke minst kvaliteten av beslutninger som treffes. For å sikre et effektivt styremøte er det viktig at alle styremedlemmene møter velforberedte opp. Det skaper produktive og ikke minst positive møter hvor alle har mulighet til å kunne bidra med deres innputts og idéer, og ikke minst gå derfra med fornyet energi til å eksekvere på de avtalte punktene.

Dette har vi forsøkt å hjelpe til med hos BetterBoard Styreportalen, både i form av vår «Lesetidsfunksjonalitet» og vår «Forberedelsesskåre». «Lesetidsfunksjonaliteten» gir et raskt og klart overblikk over hvor mange timer/minutter et medlem cirka bør avsette for å få lest alt materialet til neste møte. Her indekserer portalen de dokumentene som legges opp til møtet, og den finner frem til det antallet av ord som hvert dokument inneholder. Ut fra det beregner den hvor lang tid det cirka vil ta å lese dokumentet.

«Forberedelsesskåren» viser i prosent hvor mange av møtedeltakerne som er forberedte til det nestkommende møtet. Denne funksjonaliteten utpeker ikke spesifikt hvilke medlemmer som ikke er forberedte, men den gir en god indikasjon av om alle har lest materiale gjennom. På den måten skapes det et godt overblikk over hvor forberedt styret som helhet er.

Slutt med tidskrevende strukturoppsetning

Noe av det viktigste ved å være med i et styre er at man skaper verdi, og har fokus på å utnytte tiden til det verdiskapende styrearbeidet.

Å skape en god struktur kan ofte være tidskrevende og vanskelig å vedlikeholde. Derfor har vi hos BetterBoard Styreportalen forsøkt å gjøre denne prosessen enklere og raskere.

Når et møte opprettes på styreportalen, vil det etter møtets avholdelse automatisk bli lagt i en års-mappe som portalen selv har generert. På den måten har vi gjort det enkelt og raskt å finne frem til alle tidligere avholdte møter.

I tillegg har styret også mulighet for å lage deres egne mapper og undermapper. Sammen med søkefunksjonaliteten har vi gjort det enkelt og raskt å finne frem til spesifikke dokumenter – bare ved å søke på dokuments navn, eller på noe av den teksten som dokumentet inneholder.

Takk til Birn & Partners, og ikke minst de engasjerte deltakerne på styreutdanningen.

 

BetterBoard